如何下载电子发票(每日知识|发票小工具下载的电子发票原件打不开怎么处理?)

经常有用户问:为什么从发票小工具下载电子发票报销台账后,打开Excel台账,点击查看附件提示【无法打开指定文件】错误?

如何下载电子发票(每日知识|发票小工具下载的电子发票原件打不开怎么处理?)

这个问题其实很简单,一文教您搞定这个错误。

首先、我们要知道这个文件是从哪里来的

众所周知,发票小工具有三大核心功能:电子发票查重、真伪查验、原件归档。

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其中,发票查重是通过上传发票原件或者扫码录入、审核员工提交的发票等方式将单位报销的电子发票查重之后录入到系统并生成台账,查重同时也可以通过配置真伪查验功能同步完成发票真伪查验,形成完成发票发票报销台账,也就是从系统中导出的台账的Excel表格的数据来源。

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上面操作,一般只需要单位财务人员独立完成操作即可,但是如果要实现完整的电子发票查重、验真、归档,则由员工和财务配合操作才是最优解决方案。

员工在提交报销单前,通过员工端口上传电子发票原件,系统自动识别并存入临时发票库。

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完成之后,将报销单提交财务审核,财务通过系统和员工提交的报销单(及粘贴后发票打印件)对照(扫码或者勾选)审核完成,系统自动将财务审核的发票信息连同员工上传的发票原件归档管理。

财务导出报销的发票台账

发票小工具支持在线存储电子发票报销台账,可以随时登录系统查阅,也可以根据单位管理要求定期将台账导出保存到本地备份。

导出时,财务人员登录发票小工具电脑版,在台账页面设置查询条件,筛选需要导出的电子发票数据。点击导出,并选择保存路径,即可完成导出。

如何下载电子发票(每日知识|发票小工具下载的电子发票原件打不开怎么处理?)

导出的发票,如果有附件,将会自动连同附件一起导出。

查看导出文件

导出的文件一般包含一个excel表格(发票台账)和文件夹(台账中发票记录对应的电子发票原件)。

如何下载电子发票(每日知识|发票小工具下载的电子发票原件打不开怎么处理?)

出现上面错误提示就是在这里操作出现的。出现的原因如下:

发票小工具生成的导出台账Excel中,自动给每一张还有原件的发票添加了一个超链接,可以直接点击下载的台账文件夹中对应的的发票文件查看。

很多用户习惯于直接打开压缩包,双击excel表格,进行解压查看台账,这样操作后,点击发票台账中的超链接就会出现错误提示。

这是因为直接双击压缩表格中的excel查看,解压软件只解压了excel表格,并放到一个临时目录(其实就是在电脑中生成了一个你看不到,但是会占你C盘空间的垃圾文件)。

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但是包含有发票原件的文件夹并没有被一同解压,所以,这时候点击excel表格中的超链接就会找不到对应的文件,因而出现上面错误的提示。

那如何正确操作呢?

其实操作很简单,就是您把压缩包放到电脑存档的目录,然后直接右键点击压缩包,在菜单中将该压缩包全部解压出来。

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然后再找到解压文件中的excel表格,打开(注意:解压出来的excel表格和发票文件夹应放在同一个目录下面)excel表格。

如何下载电子发票(每日知识|发票小工具下载的电子发票原件打不开怎么处理?)

找到需要查看原件的发票,点击超链接就可以顺利打开查看发票原件了。

如何下载电子发票(每日知识|发票小工具下载的电子发票原件打不开怎么处理?)

点击打开时,如果出现下面的提示,您直接点击【确定】就可以了!

如何下载电子发票(每日知识|发票小工具下载的电子发票原件打不开怎么处理?)

是不是很简单。

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